Возврат НДФЛ с помощью налоговой инспекции

Популярное по теме

Общий порядок возврата излишне удержанного НДФЛ описан в статье «Возврат излишне удержанного НДФЛ» («Зарплата», № 4, 2011). Мы представили идеальный вариант, когда все обстоятельства благоприятствуют налоговому агенту исполнить свои обязанности надлежащим образом. Но бывают и другие ситуации, например:

• налоговому агенту не хватает средств на возврат НДФЛ ;
• налоговый агент не имеет возможности осуществить возврат НДФЛ.

Рассмотрим эти ситуации.

Если налоговому агенту не хватает средств на возврат НДФЛ

Суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в бюджет, может не хватить для своевременного осуществления возврата НДФЛ налогоплательщику. На этот случай законодатели предусмотрели для налогового агента возможность сразу обратиться за помощью в налоговый орган (ИФНС) или вернуть налог за счет собственных средств с последующим возмещением их из бюджета. Рассмотрим первый вариант: налоговый агент обращается за деньгами в налоговый орган.

Порядок взаимодействия налогового агента и налогового органа

Механизм участия налогового органа в процедуре возврата из бюджета излишне удержанного и перечисленного НДФЛ прописан в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса с отсылкой к статье 78. Совокупность этих норм определяет порядок действий всех сторон, участвующих в процессе. Его удобно рассмотреть на схеме ниже.

Пакет документов для возврата НДФЛ

Налоговый агент подает в ИФНС:

• заявление;
• выписку из налоговой карточки по учету НДФЛ;
• документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление НДФЛ (абз. 6 и 8 п. 1 ст. 231 НК РФ);
• документ, подтверждающий наличие дебетового сальдо расчетов по счету 68 субсчету «Расчеты с бюджетом по НДФЛ».

Мотивируем обращение в ИФНС

Необходимость перечислить деньги из бюджета для возврата налогоплательщику излишне удержанного НДФЛ налоговый агент должен мотивировать и документально подтвердить.

Налоговый кодекс об основании для обращения в ИФНС. Причина обращения налогового агента в ИФНС указана в абзаце 6 пункта 1 статьи 231 Налогового кодекса. Напомним ее: сумма НДФЛ, подлежащая перечислению налоговым агентом в бюджет, недостаточна для осуществления в установленный срок возврата налогоплательщику излишне удержанной и перечисленной суммы НДФЛ.

Схема. Взаимодействие налогового агента и налогового органа по возврату излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ (ст. 78 и п.1 ст. 231 НК РФ)*

*Для облегчения восприятия схемы в ней не отражены процедуры по расчету и уплате налоговым органом налоговому агенту процентов за просрочку возврата, предусмотренные пунктом 10 статьи 78 НК РФ. — Примеч. ред.

Эта формулировка предполагает, что обратиться за помощью в ИФНС можно при условии сочетания всех указанных обстоятельств:

• НДФЛ излишне удержан;
• излишне удержанный НДФЛ перечислен в бюджет;
• сумма НДФЛ, которую налоговый агент должен вернуть налогоплательщику в течение трех месяцев с момента получения от него заявления о возврате, больше чем сумма налога, которую налоговый агент должен перечислить в бюджет в течение этих трех месяцев. Или налоговый агент не имеет достаточного количества денежных средств для перечисления излишне удержанного налога физическому лицу.

Излишнее удержание НДФЛ. Этот факт можно доказать, представив в ИФНС:

• расчетно-платежные ведомости и другие документы по начислению дохода физическому лицу, например приказ на выдачу материальной помощи;
• налоговую карточку с расчетом НДФЛ.

Перечисление излишне удержанного НДФЛ. Факт уплаты подтверждается соответствующим платежным поручением. Напомним, что его реквизиты также отражаются в налоговой карточке. Наличие переплаты по НДФЛ, перечисленному в бюджет, подтверждают данные бухгалтерского учета по счету 68 субсчету «Расчеты с бюджетом по НДФЛ».

Нет средств на расчетном счете. Отсутствие средств на расчетных счетах предприятия налоговый агент может подтвердить выпиской с расчетного счета, справкой учреждения банка, в котором открыт его расчетный счет.

Для возврата НДФЛ не хватает суммы налога за три месяца. Доказательство недостаточности суммы НДФЛ, которую налоговый агент должен перечислить в бюджет в течение трех месяцев, может вызвать определенные трудности.

Проще всего тем налоговым агентам, которые показывают отсутствие деятельности на протяжении предыдущих налоговых периодов и не планируют ее возобновление в ближайшей перспективе. Им будет достаточно письменно сообщить об этом в заявлении.

Тем же, кто из месяца в месяц активно ведет производственно-хозяйственную деятельность, мы предлагаем для сравнения с суммой НДФЛ, подлежащей возврату, составить плановый расчет суммы доходов физических лиц и суммы НДФЛ с этих доходов на три месяца. Остановимся на этом подробнее.

Расчет планируемой суммы НДФЛ, подлежащей перечислению в бюджет в течение трех ближайших месяцев

Методика составления расчета не утверждена никаким нормативным документом, поэтому вы вольны разработать ее самостоятельно.

Мы предлагаем следующий вариант.

База для расчета. Очевидно, что при составлении расчета следует опираться на показатели динамики доходов и НДФЛ за предыдущий период и производственные планы предприятия.

Выбор периода. Не стоит включать в расчет те периоды, в которых допущены ошибки при исчислении НДФЛ, — они исказят общую динамику. Также советуем брать для расчета не 12 последних месяцев (как, например, для отпускных), а ограничиться тремя. Выбор укороченного расчетного периода объясняется необходимостью исключить влияние спада производства и соответствующего уменьшения суммы начислений и НДФЛ, вызванного последствиями мирового финансового кризиса. Чем ближе к планируемому периоду показатели расчетного периода, тем более достоверными будут плановые показатели.

Выбираем плановые показатели. О каких показателях идет речь? Мы предлагаем не особенно углубляться в вычисления. С нашей точки зрения, можно ограничиться двумя показателями:

• суммой облагаемых доходов, начисленной всем физическим лицам по всем основаниям;
• суммой НДФЛ, подлежащей перечислению в бюджет.

Определяем коэффициент. С помощью этих показателей, взятых за выбранный период, можно найти коэффициент соотношения перечисленного НДФЛ и облагаемого дохода:

Находим плановую сумму облагаемых доходов. При расчете плановой суммы облагаемых доходов не забудьте учесть сезонный фактор (если он имеет значение для вашего вида деятельности) и план производственного развития. Если вы собираетесь увеличить выпуск продукции за счет расширения производственных площадей, наверняка в штате появятся новые единицы, будут приняты новые сотрудники, увеличится фонд оплаты труда, соответственно возрастут доходы. Это нужно учесть.

Плановая сумма НДФЛ, подлежащая перечислению в бюджет. Умножив плановую сумму облагаемых доходов на коэффициент, найдем плановую сумму НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет в планируемый период.

Таблица. Показатели облагаемых доходов и НДФЛ за предыдущие четыре месяца по всем сотрудникам организации руб.

Показатели

Месяцы

Декабрь 2010 года

Январь 2011 года

Февраль 2011 года

Март 2011 года

Доходы, начисленные по всем основаниям

158 000

264 000

139 000

125 000

НДФЛ, перечисленный с этих доходов в следующем месяце

18 960

83 680

15 800

15 000

Пример 1

Сумма излишне удержанного НДФЛ из доходов заместителя генерального директора ООО «Светофор» Д.У. Майорова составила 52 000 руб. Ошибка допущена в январе 2011 года. Налоговый агент своевременно исполнил все формальности и 31 марта 2011 года получил от работника заявление о возврате.

В таблице(выше) приведены показатели облагаемых доходов и НДФЛ за предыдущие четыре месяца.

Известно также, что на период с 1 апреля по 31 мая планируется снизить объем производства, в связи с чем сокращается одна штатная единица с окладом по штатному расписанию 20 000 руб.

Необходимо определить, будет ли сумма НДФЛ, которую налоговый агент должен перечислить в бюджет в течение трех месяцев, достаточна для возврата работнику суммы излишне удержанного налога на доходы физических лиц.

Решение

Рассмотрим расчет поэтапно.

Определим плановый период

Заявление от работника о возврате ему суммы излишне удержанного налога на доходы физических лиц получено 31 марта 2011 года. Следовательно, вернуть налог работодатель должен в период с 1 апреля по 30 июня 2011 года (три месяца с момента получения заявления).

В этот период НДФЛ будет перечислен:

• в апреле — с доходов за март. Данная сумма налога известна: согласно табл. 1 она составляет 15 000 руб.;
• в мае — с доходов за апрель;
• в июне — с доходов за май.

Определим коэффициент

Для его расчета возьмем данные за декабрь 2010 года, февраль и март 2011 года, поскольку показатели января 2011 года содержат ошибку по НДФЛ. Коэффициент равен:

Рассчитаем планируемую сумму доходов работников

Для того чтобы определить суммы НДФЛ, подлежащие уплате в мае и июне 2011 года, нам нужно узнать сумму доходов за апрель и май 2011 года.

План по доходам за апрель 2011 года. Предположим, при сохранении тех же условий хозяйствования, что были в марте 2011 года, сумма доходов составила бы 125 000 руб. Но поскольку известно о сокращении одной штатной единицы и увольнении одного работника, уменьшим предварительный показатель на величину оклада по сокращаемой должности. Плановая сумма доходов составит 105 000 руб. (125 000 руб. – 20 000 руб.).

План по доходам за май 2011 года. Сумма доходов за май может быть запланирована в том же объеме, что и за апрель — 105 000 руб.

Определим планируемую сумму НДФЛ за три месяца

Планируемую сумму доходов за каждый месяц умножим на коэффициент.

Планируемая сумма НДФЛ к перечислению составит:

• в мае (с доходов за апрель) — 12 380 руб. (105 000 руб. 0,1179);
• июне (с доходов за май) — 12 380 руб. (105 000 руб. 0,1179).

Фактическая сумма НДФЛ, подлежащая перечислению в апреле (первый из трех месяцев планового периода) с доходов за март, — 15 000 руб.

Общая сумма НДФЛ, подлежащая перечислению в бюджет за период с 1 апреля по 30 июня составит 39 760 руб. (15 000 руб. + 12 380 руб. + 12 380 руб.).

Это меньше чем сумма НДФЛ, подлежащая возврату Д.У. Майорову. Следовательно, у налогового агента достаточно оснований для обращения в налоговый орган за разницей, которая составит 12 240 руб. (52 000 руб. – 39 760 руб.).

Документы для ИФНС

Для получения денег из бюджета налоговый агент должен представить в налоговый орган ряд документов. Рассмотрим, как подготовить пакет необходимых документов.

Заявление. Заявление в налоговый орган налоговый агент пишет в произвольной форме. Образец заявления приведен ниже. Для убедительности в его текст можно включить приведенный выше (пример 1) расчет суммы НДФЛ, подлежащей уплате в бюджет в течение трех последующих месяцев. Если расчет производится с учетом множества различных факторов и получается слишком громоздким, его лучше приложить к заявлению как отдельный документ.

Образец заявления

Два слова о налоговом регистре. Налоговая карточка по форме, предложенной журналом «Зарплата», охватывает все аспекты расчетов с налогоплательщиком по налогу на доходы физических лиц. Нужно ли представлять в налоговый орган все таблицы налоговой карточки? На наш взгляд, в этом нет необходимости. Достаточно представить те таблицы, в которых показана ошибка, ее исправление и таблицы, содержащие сведения о самом налогоплательщике и налоговом агенте. Но есть и другая точка зрения. Налоговая карточка — это документ налогового учета. Поэтому нужно быть готовыми к тому, что налоговые инспекторы потребуют копии всех таблиц налоговой карточки.

Выписка из оборотки. Согласно пункту 6 статьи 78 НК РФ возврат суммы излишне уплаченного налога производится при отсутствии недоимки по налогу. Если недоимка все же имеется, то возврат производится только после зачета суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки.

Наличие переплаты отражается и в бухгалтерских регистрах. Для представления в налоговую инспекцию необходимо подготовить выписку из оборотно-сальдовой ведомости по счету 68 субсчету «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». В ней дебетовое конечное сальдо также будет подтверждать задолженность бюджета перед налоговым агентом. Образец выписки смотрите ниже.

Образец выписки

Бухгалтерский учет возврата налога на доходы физических лиц из бюджета

Операции по возмещению из бюджета суммы излишне удержанного НДФЛ через налогового агента на банковский счет налогоплательщика рассмотрим на примере.

Пример 2

Воспользуемся данными примера 1, дополнив их следующей информацией. По заявлению ООО «Светофор» налоговый орган принял положительное решение. Требуемая сумма (12 240 руб.) поступила на расчетный счет ООО «Светофор» 15 апреля 2011 года. 18 апреля бухгалтер ООО «Светофор» произвел перечисление на банковский счет Д.У. Майорова.

Необходимо составить записи в бухгалтерском учете налогового агента.

Решение

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки по исправлению допущенной ошибки.

31 марта 2011 года

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»
— 52 000 руб. — сторнировано удержание лишней суммы НДФЛ из зарплаты Д.У. Майорова.

15 апреля 2011 года

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»
— 12 240 руб. — поступили из бюджета денежные средства для возврата Д.У. Майорову излишне удержанной суммы НДФЛ.

18 апреля 2011 года

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51
— 27 240 руб. (15 000 руб. + 12 240 руб.) — часть ранее излишне удержанной суммы НДФЛ перечислена на счет Д.У. Майорова. Напомним, что 15 000 руб. — сумма НДФЛ, начисленная с доходов Д.У. Майорова и других работников ООО «Светофор» за март 2011 года, подлежащая перечислению в апреле.

Оставшуюся часть долга — 24 760 руб. (52 000 руб. – 27 240 руб.) перед работником ООО «Светофор» погасит за счет будущих удержаний налога на доходы физических лиц в течение ближайших двух месяцев двумя траншами по 12 380 руб. каждый.

Налоговый агент вернул излишне удержанный НДФЛ за счет собственных средств

Возможно, что для возврата не хватит суммы налога, подлежащей перечислению в бюджет в течение ближайших трех месяцев. В этом случае налоговый агент может вернуть излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств. А затем налоговая инспекция их возместит.

Служебная записка. В данной ситуации после получения заявления от налогоплательщика о возврате налога на доходы физических лиц бухгалтер составляет на имя руководителя служебную записку с предложением вернуть налог за счет собственных средств предприятия (образец ниже).

Образец служебной записки

Приказ. Если руководитель не имеет возражений, оформляется приказ в произвольной форме. Его образец приведен ниже.

Образец приказа

Осуществление возврата. На основании приказа бухгалтерия перечисляет на банковский счет налогоплательщика излишне удержанный НДФЛ за счет собственных средств организации.

Обращение в налоговый орган. Налоговый агент подает в налоговый орган обязательный пакет документов. Документы те же. Только в заявлении меняется формулировка. Она будет выглядеть примерно так: «Просим возместить сумму в размере 31 000 руб. (Тридцать одна тысяча рублей 00 копеек), перечисленную ООО «Третий Рим» за счет собственных средств на банковский счет Г.Н. Зайцева в качестве возврата излишне удержанного НДФЛ».

Особенности бухгалтерского учета. В бухгалтерском учете меняется последовательность отражаемых операций. После оформления исправительной записи методом «красное сторно» по дебету счета 70 и кредиту 68 субсчету «Расчеты с бюджетом по НДФЛ» сразу отражается возврат денег налогоплательщику — Дебет 70 Кредит 51, а затем получение возмещения на расчетный счет налогового агента — Дебет 51 Кредит 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ».

Налоговый агент не имеет возможности вернуть излишне удержанный НДФЛ

Если налоговый агент по объективным причинам не имеет возможности вернуть излишне удержанный НДФЛ, он все равно обязан совершить ряд действий, предписанных законодательными нормами.

Бухгалтерская справка

В первую очередь необходимо составить бухгалтерскую справку. В ней следует зафиксировать факт выявления ошибки, отметить, что вернуть НДФЛ возможности нет, указать на необходимость уведомления налогоплательщика. В таком случае исправления невозможны. Поэтому бухгалтерских проводок по восстановлению излишне удержанного НДФЛ не будет.

Уведомление налогоплательщику

Уведомление налогоплательщику составляется обязательно в силу прямого указания пункта 1 статьи 231 НК РФ. В его тексте также следует отметить, что налоговый агент не имеет возможности вернуть НДФЛ. Образец уведомления смотрите на с. 60

Записи в налоговом регистре

В отличие от бухгалтерского учета в налоговом регистре необходимо сделать исправительные записи, так называемое «налоговое сторно». Отметка о восстановлении сумм излишне удержанного НДФЛ позволит показать в налоговой карточке правильный остаток задолженности по налогу перед налогоплательщиком, что в свою очередь является основанием показать переплату в форме 2-НДФЛ.

Записи будут внесены по строке «Начислено» в таблице, где первоначально было произведено неправильное начисление. Исправлений по строке «Удержано» не будет, поскольку налоговый агент не имеет возможности что-либо изменить. Останется без записей и таблица 18. А в таблице 19 также будет показано «налоговое сторно» по строке «Начислено». На конец каждого месяца налогового периода будет отражаться задолженность налогового агента перед налогоплательщиком.

Справка по форме 2-НДФЛ.

Пункт 2 статьи 230 Налогового кодекса обязывает налогового агента подать в налоговый орган до 1 апреля следующего года сведения о доходах, выплаченных физическому лицу, о суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по форме 2-НДФЛ. Форма 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 17.01.2010 № ММВ-7-3/611@.

В новом бланке в Разделе 5 предусмотрена строка для отражения суммы налога, излишне удержанного налоговым агентом. Ее заполнение рассмотрим на примере.

Образец уведомления

Пример 3

Общество с ограниченной ответственностью «Толстый мыс» расторгло трудовой договор с инженером Е.Н. Грековым 24 марта 2011 года. За январь и февраль 2011 года работнику начислена заработная плата в размере 15 000 руб. за каждый месяц. За март сумма заработной платы составила 11 590,91 руб., сумма компенсации за неиспользованный отпуск — 8123,09 руб.

В январе и феврале работник имел право воспользоваться стандартным налоговым вычетом в размере 400 руб. за каждый месяц, заявление на предоставление вычета в бухгалтерии имеется.

Сумма налога на доходы физических лиц, исчисленная с доходов, полученных в ООО «Толстый мыс», составила 7631 руб. В том числе из доходов за январь удержано 1898 руб., из доходов за февраль — 3170 руб., из доходов за март — 2563 руб. Суммы удержанного налога полностью перечислены в бюджет.

Бухгалтер ООО «Толстый мыс» 21 апреля 2011 года обнаружил, что допустил счетную ошибку при исчислении НДФЛ с дохода Е.Н. Грекова за февраль 2011 года. Сумма исчисленного с начала налогового периода НДФЛ составила 7631 руб., сумма излишне удержанного НДФЛ — 1272 руб. [(15 000 руб. + 15 000 руб. + 11 590,91 руб. + 8123,09 руб. – 400 руб. 2 ) 13% – – (1898 руб. + 3170 руб. + 2563 руб.)].

Необходимо отразить сумму излишне удержанного налога в справке по форме 2-НДФЛ за 2011 год.

Решение

На основании имеющихся данных заполним фрагмент справки по форме 2-НДФЛ начиная с третьего раздела. Фрагмент справки смотрите ниже.

Обратите внимание: законодатели не обязывают налогового агента представлять справку по форме 2-НДФЛ по каждому случаю выявления излишне удержанного налога на доходы физических лиц. Достаточно это сделать один раз по завершении налогового периода.

На наш взгляд, не лишним будет направить экземпляр справки по форме 2-НДФЛ налогоплательщику. Иначе он не сможет заполнить налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ и подать заявление на возврат излишне удержанного налога в налоговый орган по месту своей регистрации.

Поделиться с коллегами