Два способа выплаты заработной платы

Зарплату можно выплатить через кассу предприятия или на платежные карточки.1 Рассмотрим особенности применения этих методов, их преимущества и недостатки.

Первый способ — выплата зарплаты через кассу предприятия

Этот способ самый распространенный. Для выплаты зарплаты через кассу на предприятии отводится специально оборудованное помещение — касса, в которую из банка завозится наличность для выплаты зарплаты. Согласно п. 3.4 Положения №637, заработная плата работникам предприятия из кассы выдается по:

1) расходной ведомости с указанием на титульной странице разрешительной подписи руководителя или главного бухгалтера на выдачу наличности, сроков выдачи наличности и суммы прописью;

2) расходным кассовым ордерам, как правило, только по разовым выплатам (пособия социального характера, депонированная зарплата и т. п.). При выдаче работникам денег из кассы по ордеру кассир требует предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность человека, получающего денежные средства по ордеру, и записать в расходный кассовый ордер наименование документа, серию, номер, кем и когда выдан. Работник ставит свою подпись о получении наличности и указывает полученную сумму прописью;

3) доверенности — наличность выдается другому лицу, чем указано в ордере или ведомости, по нотариально заверенной доверенности, вместо лица, не имеющего возможности по болезни или по другим уважительным причинам поставить подпись собственноручно. В связи с этим в тексте ордера после фамилии, имени и отчестве получателя наличности бухгалтер указывает фамилию, имя и отчества лица, которому доверено получить наличность. В случае выдачи наличности по расходной ведомости перед подписью о получении денег кассир делает в ней надпись «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру или расходной ведомости.

По окончании установленного срока для выплаты зарплаты — три рабочих дня — она депонируется (сдается в банк как депонированная зарплата).

У этого способа есть и свои неудобства, так как возникают расходы на:

1) оборудование специального помещения под кассу;

2) доставку наличности из банка и обратно;

3) ведение учета депонированных сумм заработной платы.

В бухгалтерском учете выплата заработной платы через кассу предприятия проводится:

Д-т 661 К-т 301.

Второй способ — перечисление зарплаты на платежные карточки

Согласно п. 1.27 Закона Украины от 05.04.2001 г. №2346-III «О платежных системах и переводе средств в Украине», платежная карточка — специальное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки. Она используется для инициирования перевода средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка в целях оплаты стоимости товаров и услуг, перечисления средств со своих счетов на счета других лиц, получения средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы, а также осуществления других операций, предусмотренных соответствующим договором.

Шаг за шагом рассмотрим механизм выплаты заработной платы по безналичным платежным карточкам (см. схему на с. 26).

1-й шаг. Предприятие и банк заключают основной договор и договор о расчетно-кассовом обслуживании предприятия по выдаче зарплаты с использованием платежных карточек.

Договор содержит права, обязанности, ответственность обеих сторон (банка и предприятия) и регулирует отношения между сторонами в части расчетно-кассового обслуживания при выдаче зарплаты работникам предприятия с использованием платежных карточек. К основному договору прилагаются следующие документы:

— договор о расчетно-кассовом обслуживании предприятия по выдаче зарплаты с использованием платежных карточек (банк перечисляет средства на карточные счета работников за комиссионное вознаграждение). Сумму комиссионного вознаграждения уплачивает, как правило, предприятие, но существуют случаи, когда комиссионное вознаграждение платят работники предприятия, получающие заработную плату на карточные счета. В любом случае, условия выплаты зарплаты работникам по платежным карточкам, а также процент, который будет платить предприятие за расчетно-кассовое обслуживание, и другие вопросы по данным выплатам отражаются в договоре, заключенном между предприятием и банком;

— приложение к договору: о порядке работы банка и банкоматов, тарифах банка за выпуск и обслуживание зарплатных карточек;

— договор об открытии карточного счета работнику и обслуживании платежной карточки (возможно, еще и дополнительное соглашение к договору об открытии карточного счета работнику и обслуживании платежной карточки и об установлении кредитного лимита).

2-й шаг. Предприятие обязывает каждого работника заключить договор с банком на открытие карточного счета. Это позволяет работнику получать заработную плату не только в учреждениях банка, но и через банкомат, обслуживание которого обеспечивает соответствующий банк, или через торговый (платежный) терминал. Карточные счета работникам предприятия банк открывает на основании п. 8 Инструкции №492 с представлением следующих документов:

— заявления;

— копии паспорта или заменяющих его документов;

— копии идентификационного кода;

— договора об открытии и обслуживании счета между учреждением банка и работником предприятия;

3-й шаг. Средства, предназначенные для выплаты зарплаты работникам, предприятие перечисляет на так называемый транзитный счет банка — счет, используемый для учета платежей на определенный срок до перечисления их по назначению в соответствии с нормативными документами или соглашениями.

4-й шаг. Перечисление зарплаты работникам. Для этого предприятие предоставляет:

— реестр зачисления на картсчета работников средств (расчетно-платежную ведомость) в банк, что, в свою очередь, служит основанием для зачисления банком средств на карточные счета работников;

— платежное поручение в уплату налогов, сборов и других обязательных платежей, связанных с начислением заработной платы;

— платежное поручение на перечисление зарплаты работникам предприятия.

Помните, что датой выплаты зарплаты считается дата перечисления предприятием денежных средств на зарплатный картсчет работника, а не дата фактической выплаты работнику заработной платы банком.

Закрытие карточного счета. После увольнения работника платежная карточка закрывается (п. 20 Инструкции №492). В этом случае предприятие уведомляет об этом банк в письменной форме в сроки, указанные в договоре1.

В бухгалтерском и налоговом учете операции по начислению зарплаты и удержанию обязательных взносов и налога с доходов отражаются в обычном порядке. Сумму комиссионного вознаграждения за кассовое обслуживание картсчетов работников уплачивает предприятие, такие расходы относятся на валовые расходы (пп. 5.2.1 Закона о прибыли). В бухгалтерском учете плата за банковское обслуживание относится к составу административных расходов предприятия (п. 18 П(С)БУ 16 «Расходы»).

Пример ООО «Смерека», в соответствии с заключенным договором, перечислило банку заработную плату работников для зачисления на карточные счета в сумме 12971,05 грн. Сумма комиссионного вознаграждения за кассовое обслуживание карточных счетов составляет 0,3% от суммы перечисленной заработной платы. В таблице 1 на с. 27 приведен бухгалтерский и налоговый учет начисленной и выплаченной зарплаты.

В случае если банк выдает предприятию выписки из транзитного счета, то предприятие отражает эту операцию так, как показано в таблице 2 на с. 27.

Этот способ удобен как для работника, так и для предприятия.

Для работника удобство заключается в том, что он может получить заработную плату независимо от местонахождения или состояния здоровья, а также снимать заработную плату частями, оставляя остаток на платежной карточке.

Для предприятия преимущества этого способа приведены в таблице 3.

1 Существуют и другие способы выплаты зарплаты, мы же рассмотрим только этих два.

2 От этого будет зависеть, какая сторона будет нести финансовую ответственность за возможные убытки банка, связанные с любыми действиями со стороны работников предприятия, приведшими к перерасходам на этом картсчете.

Нормативная база

Инструкция №492 — Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. №492.

Положение №637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.

Таблица 1

Отражение в учете начисления и выплаты зарплаты через картсчета (по условиям примера 1) № п/п Содержание хозяйственной операции Бухгалтерский учет Сумма, грн Налоговый учет Д-т К-т ВД ВР 1. Начислена зарплата работникам за август 2006 г. 23, 91, 92, 93 661 15450,00 - 15450,00 2. Удержано с заработной платы: - НДФЛ 661 641 1938,20 - - - взносы в социальные фонды (условно 3,5 %) 661 65 540,75 - - 3. Начислены взносы (условно 37,03 %) 23, 91, 92, 93 65 5721,14 - 5721,14 4. Перечислена сумма зарплаты, подлежащей зачислению на карточные счета работников 661 311 12971,05 - - 5. Уплачены НДФЛ и социальные взносы 641, 65 311 8200,09 - - 6. Уплачены комиссионные банку (условно) 92 685 38,92 - 38,92 685 311 38,92 - -

Таблица 2

Отражение в учете перечисления зарплаты на транзитный счет (по условиям примера 1) № п/п Содержание хозяйственной операции Бухгалтерский учет Сумма, грн Налоговый учет Д-т К-т ВД ВР 1. Перечислена сумма зарплаты, подлежащей зачислению на карточные счета работников на транзитный счет 313 311 12971,05 - - 2. Зачислена сумма заработной платы на карточные счета работников 661 313 12971,05 - -

Таблица 3

Сравнение способов выплаты зарплаты

Способ выплаты зарплаты Преимущества Недостатки Через кассу Удобство в получении работниками заработной платы в кассе предприятия, что не требует расходов времени для банка 1. Оборудование специального помещения под кассу.

2. Расходы на доставку наличности из банка и обратно.

3. Ведение учета депонированных сумм зарплаты

На платежные карточки 1. Не требуются:

- помещение для кассы;

- учет депонированных сумм;

- доставка наличности из банка и обратно.

2. Зарплата начисляется одновременно всем работникам предприятия.

3. Сокращается время на выдачу денежных средств.

4. Не требуется открытия текущего счета в банке на получение счета

Финансовая ответственность сторон за возможные убытки банка, связанные с действиями работников предприятия, приведшими к возникновению перерасходов на карточном счете

Светлана Щербина, «Дебет-Кредит»